展示会ノベルティの選び方｜配布場面・数量・搬入を整理する

展示会では、来場者に配るノベルティも準備します。品物や予算から先に決めると、配る相手や場面に合わないことがあります。会場での保管場所も、あわせて確認が必要です。

品物を決める前に、「誰に、どの場面で渡すか」を決めておきましょう。目的や必要数、持ち帰りやすさを整理すると、候補を比べる条件がはっきりします。この記事では、配布場面の整理から当日の保管や補充までを紹介します。

配る相手と渡す場面を先に決める

展示会の来場者には、情報収集を目的にする人や、課題について相談したい人などがいます。全員に同じ品物を渡すか、接点に応じて分けるかを決める前に、ノベルティを何のために配るのかを確認します。

通路・ブース内・説明後で渡す品物を考える

配る場面は、「通路」「ブース内」「説明後」に分けて考えられます。

通路で渡す場合は、ブースに立ち寄るきっかけや資料を受け取ってもらう機会として使います。歩きながらでも受け取りやすい大きさや形かを確認します。

ブース内で説明やデモを行った後に渡す場合は、資料と一緒に持ち帰れる品物が候補になります。社名やサービス名をどのように伝えるかも検討します。

商談後に渡す場合は、相手の業務や持ち帰り方に合う品物を検討します。通路やブース内で配る品物と分けるかどうかも、社内で決めておきます。

資料と一緒に持ち帰りやすい品物を選ぶ

展示会では、来場者が複数のブースを回って資料やノベルティを受け取ることがあります。重さや大きさによっては持ち帰りにくくなるため、品物単体だけでなく、資料と一緒に持てるかを確認します。

会社案内やパンフレットと一緒に持ち歩けるか、配布する袋に収まるかを確認します。袋を用意しない場合は、ポケットやビジネスバッグに入る文房具や薄型の品物、資料をまとめるバッグも候補になります。

商品を見るオリジナル　A4　ファイルバッグ仕様と取扱条件を確認する

配布場面ごとに必要数を見積もる

来場者の予測数だけで数量を決めると、余ったり会期中に不足したりすることがあります。通路、ブース内、商談後の場面ごとに、配布対象と見込み数を整理します。

過去の出展記録と今回の配布方法を確認する

前回や類似イベントの記録があれば、名刺交換数、ブース来訪者数、配布数、残数を確認します。今回の出展規模や配布方法と比べて、数量を考える材料にします。

過去の記録がない場合は、配布にあたるスタッフの人数や時間、会期日数をもとに数量を検討します。説明後に渡す場合と通路で配る場合では配布方法が異なるため、それぞれの運用に合わせて見込み数を立てます。

関連記事ノベルティの予算はどう決める？見積費目と比較のポイント商品代だけで決めないノベルティ予算の考え方。見積で確認したい費目と依頼条件を整理します。

会場への搬入・保管・当日の補充を確認する

展示会場へ送る場合は、配送ルールとブース内の保管場所を確認します。荷物の数や大きさによっては、ブース内での保管や作業に影響することがあります。

出展マニュアルで、指定の配送業者、搬入日時、荷物の個数制限を確認します。次に、展示台の下やバックヤードなどに置ける荷物の量を確かめます。バッグなどは、商品自体の個数だけでなく梱包後の大きさも依頼先に確認してください。

会期が複数日にわたる場合は、品物を一度に出すか、日ごとに補充するかを決めておきます。

関連記事ノベルティはいつ発注する？使用日から逆算する準備の進め方イベントで使うノベルティの準備を、社内確認から製造・配送・検品まで逆算して整理します。

配布後に残った品物の扱いを決める

会期後に残った品物の保管場所や、別の機会に使うかをあらかじめ確認します。

展示会名や開催年を大きく入れると、会期後に使いにくくなる場合があります。社名やロゴを中心にしたデザインにするか、開催後の利用先も含めて検討します。

残数を保管する場所や他部署での利用予定を確認してから、デザインと発注数を決めます。

配布条件を一枚にまとめて候補を探す

候補を探す前に、次の項目を一枚にまとめ、関係者と共有しておきます。

• 配布場面と対象者（通路・ブース内・商談後のどこで配るか）
• 配布の目的（認知向上・着席促進・商談後の長期保管など）
• 形状と重量の制限（A4資料と同時に持ち帰れるか、かさばらないか）
• 場面ごとの目標数量（スタッフ数や過去実績に基づく根拠のある数）
• 搬入と保管の制約（ブース内に収まる箱数、指定搬入日）
• 残数の活用方針（会期後の流用可否とデザインの汎用性）

条件を共有しておくと、社内確認や取扱会社への見積依頼に使えます。

文具を候補に入れる場合は、実際の商品ページで仕様と取扱条件を確認してください。

商品を見るジェットストリーム スタンダード仕様と取扱条件を確認する

ノベルティの候補を選ぶ前に、配る相手と場面、会場の搬入条件を確認しておきましょう。必要数や残数の扱いも含めて関係者と共有すると、当日の運用を決めやすくなります。