ノベルティはいつ発注する？使用日から逆算する準備の進め方

ノベルティを手配するときに確認したいのが、イベントまでに品物が届くかどうかです。展示会や周年行事など使用日が決まっている場合は、制作会社の納期に加えて、社内確認や納品後の作業にかかる時間も見込む必要があります。

イベント開催日の何日前に発注すればよいかは、商品や加工方法、数量などによって異なります。制作期間だけでなく、社内でのデザイン確認やデータ準備、納品後の仕分けや会場搬入も含めて日程を組みます。

この記事では、ノベルティを使う日から逆算して、いつまでに何を決めるかを整理する方法を紹介します。

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イベント当日ではなく、準備が終わる日を決める

スケジュールはイベント当日から考えるのではなく、検品や仕分けを終えて品物を使える状態にする日から逆算します。当日納品の場合、内容を確認したり配布場所へ運んだりする時間が取れないことがあります。

逆算の起点とすべきは、配布の準備がすべて完了していなければならない「使用可能日」です。使用可能日とは、届いた荷物の検品を終え、必要に応じて仕分けや封入を済ませ、会場への発送や持ち込みができる状態にする日を指します。

配送の遅れや印刷不良などが起きた場合に備えて、納品後の確認や調整に使う日数も見込んでおきます。必要な余裕は、商品や納品方法をもとに検討します。

会場搬入と社内作業に必要な日数を確認する

品物をどこで受け取り、どう会場へ運ぶかを先に決めます。

主な受け取りルートには、自社オフィスで一度受け取る方法と、イベント会場へ直送する方法の2種類があります。

自社で受け取る場合は、以下の工程にかかる時間を織り込む必要があります。

• ダンボールを開梱し、数量の過不足や印刷の明らかな乱れがないか確認する検品
• 資料やパンフレットと一緒に配布用バッグへセットする封入・仕分け作業
• 自社からイベント会場や前泊先ホテルへ向けた発送・運搬

一方、イベント会場へ直送する場合は、会場ごとの受入規定を事前に確認しなければなりません。

• 指定の配送業者（指定運送会社）や専用の搬入票の貼り付けが必須ではないか
• 搬入可能な日時はいつか（前日設営日のみ受付、時間指定の有無など）
• 土日祝日の受け入れに対応しているか
• ブース番号や担当者名、連絡先の記載ルールはどうなっているか

搬入指定日や社内での仕分け日が分かると、制作会社への納品希望日を決められます。

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制作方法ごとの工程を確認する

使用日と受け取り方法が決まったら、候補品の制作方法を確認します。名入れか別製かによって、発注から納品までの工程が変わります。

既製品への名入れ

既製品への名入れは、国内の倉庫にすでにある無地のボールペンやトートバッグ、タンブラーなどに、企業名やロゴを印刷する方式です。

通過する主な工程は以下の通りです。

1. 在庫の有無と確保状況の確認
2. ロゴデータの入稿とデータチェック
3. 印刷イメージ（仕上がりイメージ図）の確認と校了
4. 工場での印刷ライン投入・名入れ加工
5. 乾燥・検品・梱包
6. 出荷・配送

注意が必要なのは、在庫状況と印刷手法です。国内在庫が切れている場合は海外からの入荷待ちとなり、通常よりも大幅に時間がかかることがあります。また、パッド印刷、シルクスクリーン印刷、フルカラーインクジェット印刷、レーザー刻印など、選択する加工方法によって加工ラインの混雑状況や乾燥工程の所要日数が変動します。

仕様から作る別製・OEM

生地の染色、独自の形状への成型、完全オリジナルの縫製やパッケージ作成など、ゼロから仕様を設計して製造する方式です。

通過する主な工程は以下の通りです。

1. 仕様設計・図面作成・概算見積もり
2. 試作品（プロトタイプ・木型・金型）の製作
3. サンプル確認と修正作業
4. 本製造（海外工場または国内専用ラインでの量産）
5. 海外生産の場合は通関手続きおよび輸送（航空便または船便）
6. 国内倉庫での受け入れ検品・仕分け
7. 指定場所への出荷・配送

仕様から作る案件では、試作サンプルのやり取りが複数回発生することが多く、量産前の確認期間が長引きやすい特徴があります。また、海外生産の場合は現地の長期休暇（春節や国慶節、夏季休業など）や港湾の混雑、天候による輸送遅延の影響を強く受けます。開催日まで余裕がないスケジュールの場合、別製・OEMの採用は慎重に判断する必要があります。

使用日に間に合うよう承認・入稿を逆算する

使用日と制作方法が決まったら、制作会社側と社内側の工程を分けて日程を整理します。

制作会社側と社内側の工程を並べる

制作会社の作業期間だけでなく、自社で仕様を決めたり内容を確認したりする時間も見込みます。

使用日を終点にして、次の工程を逆順に並べます。各工程の日数は、社内の決裁ルールや制作会社への確認をもとに記入してください。

• 【使用可能日】（社内での検品開始日、または会場搬入指定日） ↑
• 【配送】制作会社の出荷から納品先へ届くまでの輸送 ↑
• 【製造】工場での名入れ印刷・加工・最終検品・梱包 ↑
• 【校正サンプルの作成】現物確認を行う場合の試作・発送（※実施する場合） ↑
• 【校了】社内で仕上がりイメージまたは試作品を確認し、量産開始を正式承認 ↑
• 【データ入稿】印刷に適した完全データ（アウトライン済みaiデータ等）の提出 ↑
• 【正式発注・契約】見積もり承認、利用規約同意、発注書の送付、支払い手続き ↑
• 【社内決裁】企画内容、数量、デザイン、費用の社内承認完了

納期の起算日は制作会社によって異なります。校了や入金確認の完了後から数える場合もあるため、問い合わせ時に起点を確認します。

工程ごとの日数は、制作会社の回答と自社の決裁日程を確認して記入します。

納期が延びやすい条件を先に洗い出す

スケジュールを組むときは、日程に影響する条件も確認します。

1. 入稿データの不備 ロゴデータの解像度不足、文字のアウトライン化漏れ、意図しない特色（DICやPANTONE）の指定、カラーモードの不一致（RGBからCMYKへの変換による色味変化）などがあると、修正と再提出が発生し、データチェックを通過できません。
2. 社内確認にかかる時間 印刷イメージを複数の部署や決裁者が確認する場合は、確認に必要な時間を見込んでおきます。内容が確定するまでは量産に進めないためです。
3. 現物校正での色ブレや修正要望 画面上のPDF確認ではなく実際の製品に印刷して確認する「現物校正」を行う場合、サンプルの製造と配送に日数がかかります。さらに、現物確認後に「色を少し明るくしたい」「ロゴ位置を1cmずらしたい」といった変更が発生すると、版の作り直しや再校正が必要になり、当初の計画が大幅に崩れます。
4. 配送条件の複雑さ 納品先が全国の支店や複数の拠点に分かれる「分納」、トラックの進入制限があるビルへの搬入、時間指定や階上搬入の指定などがある場合、出荷から到着までの輸送日数が通常より多く必要になることがあります。
5. 連休や物流混雑 大型連休、年末年始、お盆期間の前後、あるいは気象災害時には、配送網の混雑や工場の休業が発生します。一般的な日数計算よりも輸送日数を多めに見積もる必要があります。

間に合わない場合は条件を見直す

逆算して希望日に間に合わないと分かった場合は、制作会社に相談し、変更できる条件があるか確認します。

相談時には、次のような選択肢を確認できます。

• 校正方法を相談する 現物校正とPDF校正では確認できる内容や必要な日数が異なります。切り替えられるか、仕上がり確認で注意する点があるかを制作会社に相談します。
• 名入れ方法や色数をシンプルにする 印刷方法や色数を変更できるか、制作会社に確認します。品物によって選べる加工方法は異なります。
• 必要数のみを先行して分納する 当日使う分だけ先に納品できるか、残りを後日受け取れるかを相談します。分納の可否や費用は依頼先に確認します。
• 国内在庫が潤沢な既製品へ変更する 候補商品の在庫が足りない場合は、別の商品に変更できるか、在庫や加工の予定を確認します。
• 無地（名入れなし）で手配し、社内で補う 名入れをしない品物に切り替えたり、別の方法で社名やロゴを伝えたりできるかを検討します。無地での納品可否や自社作業の内容も確認してください。

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見積依頼で使用日と納品条件を伝える

納期を問い合わせるときは、「いつ届きますか」だけでなく、使用日や納品場所、商品、数量など決まっている条件を伝えます。

次の項目をまとめて伝えると、制作会社が納期を確認しやすくなります。未定の条件は相談事項として記入してください。

【納期・製作可否の確認依頼】

1. 納品希望日時（使用可能日）：
   202X年○月○日（○） 午前必着
   ※イベント開催日：202X年○月○日（○）

2. 納品場所：
   ・納品先種別：[ 自社オフィス / イベント会場直送 / その他 ]
   ・郵便番号・住所：
   ・搬入制限の有無：[ なし / 指定業者あり / 時間指定あり / 荷捌き場あり ]

3. 検討商品・数量：
   ・商品名 / 商品番号：
   ・希望カラー：
   ・希望数量：○個

4. 名入れ仕様：
   ・印刷位置：[ 表面 / クリップ部分 等 ]
   ・印刷方法：[ 1色印刷 / フルカラー / 指定なし・相談希望 ]
   ・印刷サイズ：
   ・入稿データ形式：[ Illustrator（アウトライン済） / PDF / 画像データ 等 ]

5. 校正確認のご希望：
   ・校正方法：[ PDF校正のみ / 現物校正希望 / 不要（最短希望） ]

6. 分納の可否（納期調整が必要な場合）：
   ・[ 先行納品○個が可能であれば残数は別日でも可 / 一括納品のみ希望 ]

条件が分かると、制作会社も納期や変更できる仕様を回答しやすくなります。

まずイベント日と会場への搬入日を確認し、検品や仕分けを終える日を決めます。その日から制作会社と社内の工程を逆算し、商品や数量などの条件を添えて納期を相談してください。