オープンキャンパスの配布物は何を用意する？学校広報向けガイド

オープンキャンパスでは、受験生や保護者に学校案内などの資料を渡します。広報担当者が配布物を考えるときは、「パンフレットと一緒に何を渡すか」「どの場面で渡すか」を整理します。

品物を選ぶときは、資料と一緒に持ち帰れるか、来場者がどの場面で使うかも考えます。この記事では、初めて担当する方に向けて、配布物や数量を決める前に学内で確認する項目を紹介します。

配布する相手と場面を整理する

来場者の中には、生徒と一緒に参加する保護者もいます。全員に同じ資料や品物を渡すか、対象や場面に応じて分けるかを先に決めます。

高校生と保護者

生徒と保護者では、知りたい情報が異なることがあります。配布する資料や品物を分けるか検討します。

生徒向けには、授業や自習で使える文房具やクリアファイルなどが候補になります。学校名をどの程度印刷するかも、品物の使い方に合わせて決めます。

保護者に渡す資料には、就職実績や資格取得支援、学費、通学環境などの情報が含まれることがあります。資料をまとめるケースを用意するか、生徒向けと保護者向けで渡す資料を分けるかを検討します。

関連記事採用説明会のノベルティ選び｜学生に渡す文具と配布条件合同説明会や自社説明会で配る文具を、持ち帰りやすさ・情報導線・数量から検討します。

受付・説明会・個別相談で渡すものを分ける

配布物は受付でまとめて渡すほか、説明会や個別相談の場で渡す方法もあります。渡す場所と品物を対応させると、来場者が持ち歩く量を調整できます。

受付で渡すものは、その日のスケジュールや校内マップなど、来場中に使う資料が中心です。必要に応じて、資料をまとめるバッグも用意します。後のプログラムで使う資料をいつ渡すかも決めておきます。

全体説明会や模擬授業では、ワークシートや筆記具など、その場で使うものを渡せます。

個別相談では、相談内容に応じて入試要項や奨学金案内、学科の資料を渡します。配布物を相談参加の特典にする場合は、対象や渡し方を学内で確認します。

学校案内と一緒に持ち帰れる品物を選ぶ

学校案内や募集要項などの資料と一緒に、無理なく持ち帰れるかを確認します。資料のサイズや冊数に合わせて、品物やバッグの大きさを検討します。

立体的な品物や割れ物、重い品物は、資料と一緒に持ち運びにくい場合があります。クリアファイルや薄型のノートなど、紙資料と重ねて収納できるものも候補になります。

手提げ袋を用意する場合は、資料が入るサイズか、資料の重さに耐えられるかを確認します。素材や持ち手の仕様も、配布する資料に合わせて選びます。

商品を見るキャンバストート（M）仕様と取扱条件を確認する

印刷面とウェブで伝える情報を分ける

品物の印刷面には限りがあります。学校名やロゴ、学科一覧、問い合わせ先などを載せる場合は、文字の大きさや情報量を確認します。

品物には学校名や短いメッセージを載せ、詳しい情報は公式サイトやSNSで案内する方法があります。

配布物には学校名やシンボルマーク、短いメッセージなどを載せ、入試日程やカリキュラム、模擬講義動画などはウェブサイトで案内できます。QRコードを載せる場合は、リンク先のページも確認します。

QRコードを載せる場合は、印刷会社に読み取りに必要なサイズを確認します。横にリンク先の内容を添えると、アクセス前に情報を伝えられます。

商品を見るジェットストリーム スタンダード仕様と取扱条件を確認する

開催日程と来場見込みから数量を考える

複数回開催する場合は、各回の予定を確認して必要数と発注時期を考えます。

必要数は事前予約数や過去の来場実績を参考にし、当日参加の見込みや保護者向け資料の必要数も確認します。生徒と同伴者の人数を別々に見積もると、用意する資料や品物を決めやすくなります。

複数回で使う場合は、特定の日付や年度を印刷するかどうかも検討します。日付を入れないデザインなら、余った品物を次回や高校訪問で使える場合があります。

準備日程は開催日から逆算し、企画、見積もり、学内決裁、校正、製造、納品、資料の封入に必要な時間を確認します。納期は商品や時期によって異なるため、候補が決まった段階で制作会社に問い合わせます。

関連記事ノベルティはいつ発注する？使用日から逆算する準備の進め方イベントで使うノベルティの準備を、社内確認から製造・配送・検品まで逆算して整理します。

学内で確認する条件を書き出す

配布物の準備では、入試課、教務課、総務課、各学科などに確認が必要な場合があります。企画の段階で、次の条件を関係部署に確認します。

• 予算と決済基準: 配布物全体の総予算、1セットあたりの単価上限、承認に必要な見積書提出の期日。
• 納品形態と保管場所: 段ボール箱の個数、荷降ろし場所の搬入経路、学内倉庫や作業スペースの確保状況。
• セット組の体制: パンフレット類とノベルティを袋に詰める作業を、学内の学生スタッフや職員で行うのか、あらかじめセット組された状態で納品してもらうのか。
• ブランド使用規定: スクールカラー（指定色）の数値指定、校章やロゴの使用ルール、併記が必要な正式名称の確認。
• 残部が発生した際の運用方針: 次回開催への繰り越し可否、進学相談会や出張講義での二次利用の有無。

確認した内容を関係部署と共有し、仕様や納品先を決める際に使います。

配布物の候補を目的別に比べる

配布物の候補は、使う場面や持ち帰り方に合わせて比べます。

• 手提げバッグ類（不織布・コットン・ポリ袋）

  • 特徴: 当日配布する資料一式をまとめ、キャンパス内を歩く際の手持ち看板の役割を果たします。
  • 確認点: A4資料の束が入るサイズとマチ幅の有無、重さに耐えられる持ち手の縫製強度、肩掛けができるかどうかの寸法確認が必要です。

• ステーショナリー（ボールペン・シャープペン・付箋）

  • 特徴: 模擬授業や説明会でのメモに直結し、帰宅後も勉強用として長期間使われやすい定番品です。
  • 確認点: 印刷可能範囲が限られるため文字情報の精査が必要なこと、書き味や芯径などの基本品質を確認するためのサンプル取り寄せが推奨されます。

• クリアファイル・PP製ドキュメントケース

  • 特徴: 配布資料が折れたり汚れたりするのを防ぎ、持ち帰った後の資料整理にも役立ちます。全面にビジュアルを配置できる情報量の多さも利点です。
  • 確認点: 中に入れる資料の視認性（透明・半透明・不透明の選択）や、収納可能な用紙枚数の厚みを確認します。

• 季節品・日用品（うちわ・タオル・ウェットティッシュなど）

  • 特徴: 夏場の暑さ対策など、当日の来場体験を快適にする配慮として好印象を与えます。
  • 確認点: 開催季節に用途が限定されるため、余剰が出た場合に次回以降へ繰り越しにくい点に留意し、発注数を慎重に調整します。

配布物を決める前に、誰に、どの場面で渡すか、資料と一緒に持ち帰れるかを確認します。数量や印刷内容、納品条件も学内で共有し、自校に合う組み合わせを検討してください。