法人向け販促・ノベルティ年間計画の作り方

初めてノベルティや販促品を担当すると、行事のたびに手配を進めることになり、納期や社内確認が重なる場合があります。展示会、株主総会、周年事業、採用活動など、社内行事の時期は会社によって異なります。

年間の予定を先に整理しておけば、相談や準備を始める時期を決めやすくなります。この記事では、行事を書き出し、準備の時期や翌年に残す記録を整理する手配表の作り方を紹介します。

配布する行事と使用日を一年分書き出す

まず、ノベルティを配る行事と、品物が手元に必要な日を一年分書き出します。

行事の時期は、決算月や事業計画によって会社ごとに異なります。株主総会、採用説明会、自社セミナー、展示会、周年記念、年末年始の挨拶回りなど、関係する部署も確認します。

総務、広報、人事、営業などの関係部署に確認し、配布を予定している行事を書き出します。開催日だけでなく、仕分けや発送、会場搬入にかかる日数も考え、品物を使える状態にしておきたい日を記入します。

行事ごとの目的と配布対象を決める

行事ごとに、誰へ何のために配るのかを記入します。

同じ行事でも、配る相手や目的によって品物の条件は変わります。株主総会で渡す品物と、就職説明会で学生に渡す配布物では、使う場面や持ち帰りやすさが異なります。既存顧客へのお礼か、新しい取引先に社名を知ってもらうためかも、候補を選ぶ前に確認します。

相手や目的を関係部署と確認してから商品を探すと、仕様を決めるときの判断基準を共有できます。

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使用日から準備と社内確認の開始時期を決める

行事ごとの目的と対象が決まったら、使用日から逆算して準備を始める時期を年間表に記入します。

準備には、制作会社への問い合わせや発注だけでなく、社内での仕様確認や決裁も必要です。決裁者の予定や予算編成の時期も確認し、承認に必要な時間を見込んでおきます。

手配表には発注日だけでなく、企画や仕様の検討、見積もり、社内決裁を始める時期も書きます。行事が重なる時期に、どの案件から準備するかを確認しやすくなります。

案件ごとの工程を使用日から逆算する

個別の案件では、使用日から必要な工程を逆算します。

使用日から、配送、製造、校正や仕様確定、社内決裁、見積もりや問い合わせの順に、必要な日数を確認します。

制作日数や校正の回数は、商品、印刷方法、数量、工場の稼働状況によって異なります。年度末や大型連休の前後に手配する場合も、制作会社へ納期や校正条件を確認してから日程を決めます。

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行事間で共用できる品物を確認する

年間の予定を並べると、複数の行事で同じ品物を使えるか検討できます。

行事ごとに別々の品物を手配すると、発注や在庫管理の手間が増えることがあります。例えば、春の採用説明会と秋の展示会で使う品物を、特定の年度や行事に限らないデザインにそろえる方法があります。

まとめて手配する場合は、保管場所や長期保管による劣化も確認します。発注先が分納に対応できるかも、事前に問い合わせてください。

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次年度に引き継ぐ記録を決める

毎年行われる行事では、手配後の記録が次の担当者の参考になります。

手配が完了した段階で、以下のような実績情報を手配表や社内共有フォルダに残しておきましょう。

• 採用した品物の商品名、型番、色、名入れ仕様
• 発注数量と、実際に配布した数量（余剰数の把握）
• 依頼した発注先、単価、合計費用
• 問い合わせから納品までにかかった実際の所要日数
• 配布現場や受け取った相手からの反応・使いやすさの感想
• 次回に向けた反省点（納品時の梱包形態、保管場所の状況、搬入時間帯など）

記録を残しておけば、次の担当者が同じ情報を集め直す手間を減らせます。

年間手配表に必要な項目をまとめる

以下は年間手配表の例です。自社の行事や決裁ルールに合わせて項目を調整してください。

※行事の開催時期や必要な準備日数は企業や商品によって異なります。空欄部分に自社の予定を書き込み、具体的な制作日数や納期は依頼先の制作会社へ確認しながら調整してください。

まずは直近の行事を書き出し、関係部署と使用日や準備の開始時期を確認してください。その内容をもとに、翌年も使える手配表に整えます。